Servizi amministrativi

PARTE II

Il personale amministrativo dell’I.C.“G. Ferrari”, per un rapporto chiaro, trasparente e proficuo con Alunni, Genitori, Docenti e Collaboratori, si impegna ad attuare quanto contenuto nella presente carta dei servizi, modificabile annualmente sulla base della situazione dell’istituzione scolastica e delle esigenze dell’utenza.

 Il ruolo dell’Ufficio è quello di sostenere, facilitare l’attività istituzionale della scuola, ovvero la didattica.

L’organizzazione dei servizi amministrativi è retta da criteri di:

• Celerità delle procedure: si tiene nel dovuto conto il fattore tempo, nella consapevolezza che esso è determinante per un’organizzazione veramente efficiente

• Trasparenza: si agisce in modo certo, semplice, chiaro e trasparente, fornendo agli interessati le debite informazioni anche sullo stato di avanzamento delle singole azioni

• Riduzione dei tempi di attesa agli sportelli: gli utenti vengono ricevuti e le istanze accolte

• Flessibilità degli orari degli uffici a contatto con il pubblico: viene assicurato il funzionamento degli uffici sia nelle ore antimeridiane sia nelle ore pomeridiane.

• Informatizzazione dei servizi di segreteria

• Semplicità: si semplificano le procedure, limitando gli adempimenti a carico dell’utenza a quelli indispensabili e applicando ogni possibile misura di snellimento

 Il Personale di Segreteria si impegna a:

• pianificare le attività e a rivedere periodicamente le proprie procedure operative

• creare un clima positivo tra il personale e con l’utenza

• garantire la legittimità, la regolarità e la correttezza dei procedimenti

• assicurare nell’ambito della prestazione lavorativa parità di trattamento tra tutti coloro che vengono a contatto con l’amministrazione (quanto ad accoglienza, tempi e qualità)

• prestare adeguata attenzione alle richieste di ciascuno, fornendo le spiegazioni e le informazioni necessarie

• non rifiutare prestazioni a cui si sia tenuti adducendo motivazioni generiche quali la quantità di lavoro da svolgere o la mancanza di tempo

• rispettare gli standard di qualità e quantità individuati nella presente carta

• rispettare i termini prescritti o previsti

• dare sollecita risposta a reclami

• garantire, anche nell’eventualità di assenze di alcune unità di personale, il funzionamento

• garantire il diritto di accesso secondo le modalità previste dalla Legge 241/90.

Per tener fede agli impegni prima evidenziati l’Amministrazione adotta alcune strategie:

• sulla base delle indicazioni ricevute gli assistenti avviano e portano a termine la procedura con autonomia operativa e margine di valutazione

• la comunicazione tra il personale amministrativo è costante; periodicamente si tengono riunioni per evidenziare la situazione generale e lo stato di attuazione delle varie procedure, eventuali arretrati e loro cause e strategie per eliminarli, particolari urgenze e necessità

• gli assistenti, prima di assenze prevedibili, informano il DSGA sullo stato di avanzamento delle pratiche loro assegnate

• le ore eccedenti devono rientrare in specifici progetti che ne evidenzino il carattere di eccezione e la reale necessità

• l’Ufficio fa della verifica di processo un’abitudine costante

Il nucleo di autovalutazione di Istituto provvede a verificare la corretta applicazione di quanto previsto dal documento.

Ciascun anno scolastico vengono identificati gli indicatori oggetto di valutazione.

Presso l’ingresso devono essere presenti e riconoscibili operatori scolastici in grado di fornire all’utenza le prime informazioni per la fruizione del servizio.

Gli operatori scolastici devono indossare il cartellino di identificazione in maniera ben visibile per l’intero orario di lavoro.

ORARIO di ricevimento al pubblico:

 In caso di impossibilità da parte delle famiglie di usufruire degli orari di apertura al pubblico, possono essere fissati appuntamenti con gli Assistenti amministrativi interessati.

Il Dirigente Scolastico e il Direttore dei Servizi Generali ed Amministrativi, ricevono su appuntamento.

RILASCIO dei CERTIFICATI

Il rilascio dei Certificati avviene entro il termine di:

• 2 giorni per frequenza e iscrizione

• 3 giorni per certificati con votazioni

• 3 giorni per certificati di servizio

ISCRIZIONI alle Prime Classi delle scuole

Le iscrizioni vengono effettuate dalle famiglie attraverso la procedura on-line definita dal Ministero dell’Istruzione, collegandosi all’indirizzo web: www.iscrizioni.istruzione.it

La segreteria offre un servizio di supporto per le famiglie prive di strumentazione informatica per l’intera durata delle iscrizioni prevista dal Ministero.

Le famiglie interessate devono contattare la scuola sede della segreteria per fissare un appuntamento.

ISCRIZIONI in corso d’anno

Le iscrizioni vengono effettuate dalle famiglie presentandosi direttamente alla segreteria. Di norma la risposta del dirigente sarà comunicata entro 3 giorni lavorativi.